Assistente Administrativo

Responsável por contribuir na execução de processos operacionais administrativos corporativos, visando

promover o bom atendimento aos clientes internos e externos na área de atuação.

• Realizar um atendimento de qualidade ao público geral, através do fornecimento de informações,

orientações, e direcionando-os ao setor responsável;

• Dar suporte à coordenação administrativa realizando a melhor organização do setor, através do

recebimento de fornecedores e conferência de todos os materiais referentes aos Eventos organizados no

escritório;

• Atualizar os dados dos visitantes e de outros contatos solicitados pela diretoria, através da inserção das

informações em controles do segmento, visando sempre manter as informações atualizadas e arquivadas

corretamente;

• Apoiar o setor de gente e gestão e coordenação quando solicitado, através do cadastramento da

biometria para os novos funcionários e atualizando quando necessário, promovendo o melhor controle

de acessos e contribuindo com a segurança no escritório;

• Controlar e reportar à Coordenação o estoque de materiais de escritório, brindes e todos os itens

relacionados às áreas de apoio, através de contagens semanais e pedidos aos fornecedores, garantindo

o abastecimento dos produtos do estoque;

• Dar suporte ao restaurante, através da digitalização de cardápios/buffet e planilhas de controle da área;

• Controlar as reservas de todas as salas de reuniões solicitadas pelos funcionários para o recebimento

de visitantes, contribuindo para que não ocorra conflitos de agendamentos, através do controle das

informações relacionadas a disponibilidade de salas;

• Auxiliar o público interno e aos visitantes nas conexões de vídeo para conferências, através do apoio

quando solicitado;

• Realizar a organização, limpeza e funcionamento dos equipamentos das salas de reuniões e do escritório

em geral, através da verificação diária, solicitando reparo quando necessário, contribuindo para que o

ambiente esteja agradável e a infraestrutura adequada;

• Apoiar quando necessário, através do atendimento ao visitante e à Diretoria, servindo café e água,

garantindo o recebimento ao visitante de forma cortês.

• Controlar o envio e recebimento dos malotes, através de anotações de remetente e destinatário,

contribuindo com o controle de informações, quando solicitado.

• Auxiliar para que as correspondências internas e externas recebidas sejam encaminhadas aos

destinatários corretos, com agilidade, promovendo o comprometimento com o trabalho e o senso de

urgência, através de rotinas pré-estabelecidas para o setor;

• Conferir boletos e comandas recebidos dos fornecedores referentes a todos os serviços prestados ao

escritório, encaminhando para aprovação da coordenação e para o pagamento da matriz, reportando

Coordenação em caso de discrepâncias, contribuindo com o controle do orçamento do escritório, através

do apoio ao setor.